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很多人都會為paper的整理歸檔感到困難,有一些paper我有找到全文,也有找到網路上相關的投影片;有些paper它們的主題相近,可以放在同一個資料夾中方便日後寫文章或是文獻回顧時取用,不需要重新再整理或是搜尋一次;或者是不想要再一個字、一個標點符號地輸入最後的引用書目格式,自己輸入很容易出錯等的問題,都可以透過Endnote書目管理軟體來為散亂的paper與經常遺漏的書目格式作管理與規劃。

Endnote介紹编辑

Endnote是書目管理軟體,能夠整理雜亂的參考文獻以及相關檔案、圖表,使之成為一個有系統的管理檔案,應用在論文、報告寫作,或者是自己的學術研究主題文獻收集上,有很大的助益。

目前最新版本為EndnoteX2,與前一版最大不同的是,增加了線上檢索的功能,可以搜尋書目資料庫、圖書館網站等,利用關鍵詞、作者,或是其他檢索詞在一個資料庫或是館藏目錄中搜尋,可將搜尋到的相關文章、書籍等書目資料,一起匯入儲存在自己的Endnote檔案中;同時也可以為書目資料依照主題或是其他標準做分類,方便自己作業。

除了可以使用Endnote中附加的線上搜尋功能來取得書目資料,現在有很多書目資料庫都支援使用Endnote來轉出書目資料,讓Endnote使用者Endnote在轉出管理上更加方便,也能夠看出Endnote被應用的普及性。

  • 在Microsoft Word中的使用

以前使用Microsoft Word 2003系列文書處理時,搭配Endnote的使用,都必須要再開啟Endnote的工具列出來使用。但是最新的Word 2007系列,居然可以支援Endnote的功能嵌入,在工具列中就一併匯入EndnoteX2的功能,不需要再另開一個專屬工具列。這對於使用者的整合使用支援上,實在是相當便利的服務結合,這也顯示了微軟公司的Word已經可以相容EndnoteX2,而這樣的文書處理軟體已經獲得廣泛的使用。

  • 在OpenOffice 3 之使用

不過上述提到的Microsoft Word可與Endnote合作使用,在於兩者皆是付費使用軟體,且發展時間較長,讓使用者可以使用「cite while you write」這樣的功能。而Microsoft Word之外,也有其他的文書處理軟體,免付費的最先就會聯想到OpenOffice,目前已經更新到OpenOffice 3,當我們使用OpenOffice 3作為文書處理軟體時,若想要像Microsoft Word一樣使用Endnote的「cite while you write」功能,就必須再進行設定。使用者必須先行插入參考文獻,但此時在文章中的參考文獻格式不符合寫作的要求,您必須在工具項目中,設定可以格式化OpenOffice 3裡邊所插入的文獻,在Output Style中選擇想要在文章中呈現出的文獻格式,呈現出文章寫作的需求格式。

但此處有較為不方便之處,是當文章格式化後,再次新增的參考文獻無法自動排序,必須要手動調整。比較好的作法是全篇文章完成後,再一次插入參考文獻,並且作格式化調整。這樣的參考文獻插入方式,就不禁讓人想到Endnote與Microsoft Word之間的「cite while you write」結合,為使用者帶來很大的便利。


操作相關說明编辑

library编辑

  • 當開啟EndNote時,系統會要求選擇已建置之library或者新建library,而這裡所指的library,就像是一個檔案文件夾,在這個library檔案文件夾中,可以放進與library檔名相關的書目資訊,日後每一個library,都會是使用者的主題館藏收集。也建議可以再增加一個總和統整的main library,可將全部的書目資料都放進去,成立個人資料庫。
  • 每一個library的書目筆數沒有限制,不過軟體本身建議不要超過十萬筆資料在同一個library中。其實,只要超過上百筆,書目資料的掌控就不再只是上下移動就能夠全部掌握,也會稍微失去書目管理的本意。
  • 使用EndNote時,可一起開啟多個library,如同可一起開啟多個word文件檔。
  • 當一個library檔案確定成立後,除了有Endnote Library的檔案外,另外會有專門儲存圖表、其他檔案的daa folder,兩者同時存在。

參考文獻格式编辑

  • 在參考文獻視窗中,有許多必要與非必要的欄位需要填入,必要如期刊文章所需的作者、出版年、文章標題、期刊名稱及頁數卷期等,書籍可能需要在加上出版社,博碩士論文需加上畢業於哪所學校及系所等資料。使用者也可以加上自己對該篇文章或書籍所作的摘要、註解與心得等輸入。
  • 每筆參考文獻都可以選擇其文獻類型,像是期刊文章、書籍、網路資源、博碩士論文或是專利標準等,一共有45種文獻類型,而上述的欄位,每一種文獻類型最多有52個欄位可填寫。
  • 每個領域可能都有各自慣用的參考文獻格式,Endnote方便使用者查詢,除了按照書目格式的名稱做了字母順序的排列,也可按照學科領域先做選擇,再選定格式,使用者可同時在選定格式的視窗中,看到預覽的文獻格式呈現樣貌,來確認自己選擇的格式型態。

書目分群编辑

  • Endnote Library中,最左行有一個group的標示,使用者可以將同屬於一個Library中的書目,在另外按照小主題類聚成各自的group,在Endnote的規範中,最

多可以增設500個group。

  • 在group這一行中,設有:
    • all references& trash:使用者可以看到在整個library中所存入的書目筆數,以及自己所刪除的書目。被刪除的書目會暫留,但若是關閉檔案存檔後,被暫時放在trash夾的書目將會消失。
    • custom groups:按照自己需求,使用「按右鍵」的方式來新增或是刪除group。
    • online search:能夠預設自己的熟悉常用的書目資料庫或圖書館網站,在同一介面一起查詢且下載書目;若是Endnote所預設的資料庫或網站非你所常用,可以選擇「more」項目,有更多的選擇可以加入。利用online search中設定的資料庫找相關書目,搜尋的結果筆數也會出現在資料庫的右側做提示。
    • Endnote web:此功能適合需要在世界各處使用endnote線上搜尋與書目儲存功能的使用者,可以先申請一個帳號,日後若不是以自己的電腦進行相關書目軟體作業,還能夠將資料轉入自己的library資料夾當中。
    • smart group

cite while you write编辑

  • 使用word作文件編輯時,可以在編輯時先選定好預備加入文件中的參考文獻書目,點選一次使之反藍,確定要加入該筆參考資料後,可以按Endnote工具列中的「插入」(Insert Citation)鍵,會在文件中顯現該筆書目被引用的樣子,並且在文件最後出現完整的參考書目。
  • 書目的引用若是想要強調引用第幾章或者是哪幾頁,可以利用Endnote工具列中的「編輯」(Edit Citation),「prefix」是指在段落中的引用標示前加上其他文字,「suffix」是在段落中的引用標示後加上文字,「pages」則是可註明頁數,強調引用的部分。
  • 因為APA格式認定若是已經在段落中描述到引用哪位作者以及出版年,在段落中的引用標是不需要再次顯示,使用者可以在引用該筆書目後,利用「編輯」(edit citation)的功能,勾選Exclude author或者是exclude year,兩者皆勾選亦可。如此作法,在段落中就不會有引用標示,但是最後的參考書目依然會有該筆資料,只是隱藏在段落中該書目的引用而已。
  • 文件編輯完成後,若是引用書目也全部修改完畢,可以另存新檔,並在新檔中移除功能變數,也就是工具列中的「remove field code」,此時檔案就會與Endnote library中的聯結分離,可以直接在文件中修改所有文字,包含原本含有功能變數的書目資訊。

書目格式差異编辑

每個領域的書目引用格式都會有所不同,以下以兩種著名期刊以及兩種領域的引用來看其中的不同:

  • Science

引用書目舉例:A. Desai, T. J. Mitchison, Annu. Rev. Cell Dev. Biol. 13, 83(1997).

  • Nature

引用書目舉例:Jones, T. A. & Jones, S. M. Spontaneous activity in the statoacoustic ganglion of the chicken embryo. J. Neurophysiol. 83, 1452–1468 (2000).

  • 哲學領域

引用書目舉例:丁原明〈《淮南子》對《管子》四篇哲學思想的繼承與發展〉,《管子學刊》1995年3期(1995):7-13。

  • 圖書資訊領域

引用書目舉例:俞培果(民86)。文獻老化現象研究的歷史評說。中國圖書館學報,23(110),44-49。

  • 園藝學領域(參考自臺灣園藝稿約格式)

引用書目舉例:張雅菁. 2006. 檢疫蒸熱處理對果實品質之影響. 國立中興大學園藝學系碩士論文. 台中

引用書目舉例:李哖 1989. 室內植物. 淑馨出版社. 台北

引用書目舉例:Hartmann, H.T., D.E. Kester, and F.T. Davies, Jr. 1990. Plant propagation principles and practices. 5th ed. Prentice Hall, Englewood Cliffs, N.J.

觀察之後可以發現一些差異,像是Science期刊的引用書目資訊,十分簡潔,提到了作者、期刊以及卷期、頁數、出版年,因為在科學新知的傳達上,使用者不會有太詳細書目資訊的需求,期刊也能以簡單易懂的方式來呈現書目引用。舉例中提到的哲學與圖書資訊學及園藝學領域,除了上述的項目外,又標明了文章標題,不過也能夠發現不同領域在出版年的書寫方式、排列位置、卷期表達,還有標點符號的使用都有微妙差異。

常見之書目管理軟體编辑

除了EndNote外,市面上還有許多常見的書目管理軟體。列舉如下:

  • EndNote

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  • RefWorks

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  • RefMan

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  • BibTeX

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如何從Google Scholar直接匯入書目資料编辑

作學術研究時,時常會使用Google Scholar來搜尋相關資料。而如果您又有用書目管理軟體來管理您得資料的話,Google Scholar提供一項貼心的服務來幫助您將您所找到相關的書目資訊直接匯入您的書目管體軟體。

其使用方法如下。首先,再開始使用Google Scholar搜尋資料之前,請先按搜尋bar旁的"學術搜尋偏好"。於"學術搜尋偏好"設定頁裡找到"文獻管理軟体"這個欄位。選擇您所使用的文獻管理軟體,並勾選"顯是導入"的選項即可。

如此一來,在您的搜尋結果哩,每個條目下都會有可以直接導入您所使用的文獻管理軟体的選項!

Paper哪裡找编辑

臺灣大學資源豐富,五年五百億可不是開玩笑的,其所投注於學術資源添購的開銷也相當驚人,身為"愛國愛人 敦品勵學"的台大學生,若是沒有好好利用這些資源,怎麼對得起社會大眾呢?(還記得"你能在這裡是佔了很多人的便宜"一說吧)

臺灣大學圖書館-電子期刊

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